Lorsque vous avez besoin d’un nouveau logiciel, vous savez ce que vous voulez, vous connaissez vos besoins, mais vous ne savez pas toujours quelle solution choisir. Le marché a beaucoup d’options à vous proposer, allant des logiciels imposants, multi-usages, comme les ERP, aux logiciels spécialisés, ne répondant qu'à un éventail restreint d’usages.
À côté de cela, vous avez certainement entendu parler du développement sur-mesure, mais vous n’êtes pas certain de savoir de quoi il ressort exactement, ou quels en sont les avantages.
L’objectif de cet article est de vous aider à faire le bon choix, en vous présentant chaque solution, car ce choix est crucial aujourd’hui. La mise en place d’un mauvais logiciel ou une migration mal menée peut être très coûteuse, voir catastrophique. Le cas de Gifi est un bon exemple récent (les problèmes de l’entreprise sont fortement liés à la gestion de leur système d’information, mais il ne faut pas oublier les problèmes également liés à la direction, au leadership, etc.). Si vous souhaitez en apprendre plus sur ce sujet, voici quelques liens : article 1 ; article 2.
Les logiciels prêt à l’emploi représentent les solutions facilement trouvables sur le marché, achetable généralement sous licence. Ces solutions proposent un éventail de fonctionnalités qui leur sont propres, pour répondre à un besoin standard dans un domaine.
Voici quelques exemples : un logiciel de gestion des demandes de congé. Un CRM (Customer Relationship Management), un logiciel de gestion de stock…
Contrairement aux logiciels prêt à l’emploi, un logiciel sur-mesure ne propose pas un éventail standard de fonctionnalités. Il est composé uniquement des fonctionnalités utiles à l’entreprise, adaptées aux processus métier et opérationnels. Cette approche permet au logiciel de répondre à des besoins précis, et de couvrir certains périmètres non couvert par les logiciels standards. Cela est fortement utile lorsqu’une entreprise possède certaines spécificités et processus uniques.
Les logiciels sur étagère ont un avantage de taille, ils sont rapides et simples à mettre en place, tout en aillant un coût abordable à court terme. Pour les plus simples d’entre eux, vous pouvez avoir configuré le logiciel et mis en place votre licence en moins d’une heure.
Toutefois, ce n’est pas le cas pour tous. En effet, certains logiciels, plus complets, nécessite une configuration avancée, pouvant être fastidieuse. C’est notamment le cas des ERP comme Sage ou SAP par exemple, mais aussi de CRM complets comme HubSpot, de logiciels de gestion de projet, etc. Pour ce faire, il peut être nécessaire de faire appel à une entreprise spécialisée, ce qui est toujours le cas pour les ERP, nécessitant l’intervention d’un intégrateur lors de leur mise en place.
La mise en place d’un logiciel sur-mesure quant à elle, ne se fait pas aussi rapidement qu’un logiciel prêt à l’emploi, puisqu’il doit être développé en conformité avec les attentes de l’entreprise, et non simplement configuré. Cela implique également l'établissement d’un cahier des charges listant l’ensemble des fonctionnalités à développer, ainsi qu’une phase de d’essai et d’ajustement pour contrôler que le logiciel fonctionne comme prévu dans les conditions opérationnelles.
De ce fait, les coût initiaux de mise en place d’une solution sur mesure sont supérieurs à l’achat d’un logiciel standard sous licence par utilisateur. Le développement d’un logiciel sur mesure nécessite des mois voir un an, selon le nombre de fonctionnalités à embarquer.
En revanche, l’avantage est de taille pour toute entreprise ayant des besoins spécifiques à couvrir, car une solution conçue en adéquation avec ces besoins sera toujours plus efficace qu’un ensemble de solutions standard liées les unes aux autres par des imports/exports.
Si vos besoins concernent un domaine de l’entreprise qui est commun, comme par exemple la gestion du service commercial, ou du service achat, alors dans ce cas, un logiciel prêt à l’emploi est certainement la meilleure option. Il sera plus rapide à mettre en place, et embarquera les bonnes pratiques pour le dit domaine directement dans l’implémentation de ses fonctionnalités.
Cependant, si vos besoins ne concernent pas un domaine commun, sont spécifiques, et impliquent des processus propres à votre entreprise, alors il peut être judicieux d’envisager la mise en place d’une solution sur mesure. Sur le long terme, il est probable qu’un tel logiciel réponde mieux à vos exigences, tout en apportant une possibilité d'évolution pour accompagner la croissance de votre entreprise.
Enfin, le coût sera également un facteur important à prendre en compte. Les deux approches ne sont pas opposées uniquement sur la partie technique et fonctionnelle, mais également sur l’approche de la tarification. Les logiciels prêt à l’emploi sont généralement vendu à travers des licences pour les utilisateurs, qui peuvent être mensuelles ou annuelles. À contrario, une solution sur mesure n’a pas de licence, les coûts de fonctionnement hors développement sont uniquement les coûts de l’infrastructure (les serveurs) et la maintenance. Sur le long terme, les courbes se croisent car le coût des logiciels prêt à l’emploi ne fera qu’augmenter dans le temps.
Voici deux scénarios afin de vous aider à prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
L’entreprise souhaite mettre en place un logiciel pour la gestion des demandes de congé en interne. À l’heure actuelle, ces démarches passent par des formulaires papier ou Microsoft Word. L’entreprise souhaite également que cette solution soit interoperable avec leur logiciel pour la gestion de la paye (solution standard du marché).
Dans ce cas précis, bien qu’il y ait également un besoin d’interconnection avec un logiciel tiers, une solution prête à l’emploi semble être la meilleure option. L’interface entre les deux solutions pourra se faire soit directement via les logiciels car ils sont compatibles, soit manuellement via export puis import manuel une fois par mois, soit via des outils dédiés comme Zapier, Make, n8n… (nous ferons certainement un article dédié à ces outils prochainement).
En bref, une solution sur mesure pour un besoin aussi précis et normé que la demande de congé semble disproportionné et nécessite un investissement de départ probablement peu justifiable.
L’entreprise souhaite acquérir un logiciel de gestion de production, pour piloter l’ensemble de ses usines de production. De part la nature des produits qu’elle fabrique, l’entreprise a besoin d’une solution pouvant prendre en compte les spécificités de chaque référence, et les impacts concrets que cela a sur les chaines de production, sachant que cela peut évoluer constamment selon un ensemble de règles métier spécifiques. De plus, cette solution doit être interoperable en temps réel avec ses solutions de gestion de stock et de gestion logistique, toutes deux embarquées dans l’ERP qui est lui même hébergé sur les serveurs de l’entreprise. Enfin, l’entreprise souhaite que le nouveau logiciel soit aussi hébergé sur ses propres serveurs, pour garantir la confidentialité des données.
Dans cette situation, le choix d’un logiciel prêt à l’emploi semble peu judicieux. Les processus de fabrication de l’entreprise sont complexes, évoluent régulièrement et sont soumis à un nombre important de contraintes. De plus, des interconnexions avancées doivent être mises en place avec d’autres outils présents sur les serveurs de l’entreprise, point faible des solutions prête à l’emploi, généralement dans le cloud (ce qui est d’ailleurs incompatible avec la demande de l’entreprise).
La bonne solution dans ce cas, est de concevoir un système propre à l’entreprise, qui sera hébergé par ses soins sur ses propres serveurs, permettant également l'interopérabilité avec son ERP. Le logiciel embarquera une gestion de la production adaptée aux besoins et contraintes de l’entreprise, permettant ainsi la flexibilité dont elle a besoin.
Bien que notre métier consiste à développer des solutions sur mesure pour le compte de nos clients, nous sommes lucides sur les avantages indéniables des logiciels prêt à l’emploi. Nous sommes d’ailleurs les premier à les utiliser, car nous n’avons pas développé en interne tous les outils dont nous avons besoin.
Il y a un certain nombre de cas où la création d’une solution sur mesure n’est pas préférable, car les outils déjà présent sur le marché font très bien le travail. Lorsque ce constat est fait, nous recommandons à notre client la mise en place d’une de ces solutions, et de l’aider si nécessaire.
En revanche, pour toutes les situations ou les solutions standard ne suffisent plus, et qu’il est nécessaire de mettre en place une solution conçue spécifiquement pour les besoins de l’entreprise, il est important de se faire accompagner correctement.
Le processus d'étude, de conception puis de développement d’une solution sur-mesure est un challenge, mais présente de très nombreux avantages et retours sur investissement si cela est bien fait. Tout comme le choix de l’intégrateur peut tout changer lors de la mise en place d’un ERP, le choix de l'équipe de développement est crucial pour un projet de logiciel sur-mesure.
Le choix entre un logiciel prêt à l’emploi et un logiciel sur-mesure n’est pas toujours aisé. Parfois, la situation est telle que le choix coule de source, mais il peut également arriver que cette décision soit difficile.
C’est pourquoi, il est important de se faire accompagner par une entreprise experte sur le sujet, qui sera de bon conseils (attention, si vous vous adressez à un éditeur d’une solution du marché, il vous vendra sa solution et non la bonne solution. N’hésitez pas à solliciter plusieurs acteurs).
Enfin, dans ces situations où l’incertitude est présente, une solution peut être de commencer avec un logiciel prêt à l’emploi, permettant une mise en place rapide et moins coûteuse. Cela permet d'éprouver son mode de fonctionnement, l’impact du nouvel outil sur les équipes, les adaptations et standardisations des processus, etc, pour ensuite migrer vers une solution sur-mesure, possiblement plus adaptée sur le long terme. Cette approche permet un changement graduel, tout en présentant l’opportunité d’affiner le cahier des charges grâce à l’expérience acquise avec le logiciel prêt à l’emploi.
